Ada 2 hal penting yang harus diperhatikan ketika menulis email yang baik: kalimat yang efektif (singkat, padat dan jelas), dan teliti dengan penulisan grammar-mu! OK masalah yang pertama adalah subjek email. Pengisian subjek seharusnya dilakukan jangan teralu panjang; gunakan kalimat yang singkat, padat, dan jelas untuk mengutarakan tujuan dan maksudmu dalam email tersebut. Contoh beberapa Subjek yang baik dan benar:
- Application for Marketing Assistant Role in PT XX
- Reminder for restock XX item in aisle 4
- Our Response to Project XX
Lalu untuk isinya gunakan kalimat pembuka yang pantas dan sopan. Yuk simak contoh format sederhana email pada umumnya:
Dear Jim, (kalimat pembuka)
I am writing to…. (tujuan email ini)
As agreed, we will schedule the XYZ delivery between… (bentuk konfirmasi)
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. (penutup dari maksud)
Best regards, (kalimat penutup dari subjek)
Andy Nouwen
Kata pembuka yang paling sering digunakan untuk email formal adalah Dear Sir/Madam, atau Hi [name] untuk bahasa lebih informal. Jika kamu di posisi penerima email, kamu juga wajib untuk membalas email tersebut dengan kalimat pembuka yang pantas juga, seperti:
- Thank you for your prompt reply
- Thanks for your email
- Thanks for the update earlier today
- Thanks for getting back to me
Setelah itu, kamu harus menyatakan tujuan email tersebut kepada si penerima dengan kalimat yang profesional dan jelas.
- I am writing with regard to my purchase of… / to the complaint you made yesterday.
- I am writing to apply for the position of… / to ask for further information about…
- I am writing to inquire about… (note: inquire is more common in American English)
- I am writing in reference to…
- Just a quick note to tell you that…
- I wanted to let you know that… / tell you about… / ask you if…
Tujuan tersebut bisa dikategorikan menjadi beberapa macam, diantaranya bisa mengenai meminta sebuah informasi, update akan sebuah status, klarifikasi, meminta maaf, konfirmasi, atau sekedar mengucapkan selamat. Namun jangan lupa jika dalam email tersebut kamu mencantumkan sebuah file, lebih baik mention file tersebut, contohnya:
- Therefore, I’ve attached the report along with this email.
- I’m attaching [file name] for your reference.
- And I’ve also included.
Dan jangan lupa, akhir kata dari email juga tergolong penting dan jangan seharusnya dilewatkan atau disepelekan begitu saja. Banyak dari pengirim email yang hanya mencantumkan thank you atau diakhiri begitu saja. Akhir seharusnya mewakili keinginan kita kepada si penerima secara sopan dan tidak terkesan menyuruh atau mengatur dari penerima emailnya. Beberapa penggunaan closing yang tepat:
- I look forward to hearing from you.
- Looking forward to hearing from you.
- I look forward to your reply.
- Hope to hear from you soon.
Jangan lupa tambahkan closing yang sesuai dengan jenis email (formal/informal), antara lain:
- Kind/Best/Warm Regards
- All the best
- Cheers! (informal)
- I hope to see you (soon)
Nah itulah bagaimana cara membuat emailmu STAND OUT dan terlihat profesional. Ingat teliti dan sopan adalah kuncinya. Tidak perlu bertele-tele dan langsung to the point yang ingin disampaikan, dan jangan ada kesan menyuruh atau mengatur ketika menyusun emailnya! Di bahasa Inggris, ini disebut subtle message
